I. أهمية التقرير القبلي

التقرير القبلي وثيقة شاملة تُعدّ قبل تنفيذ النشاط لتحديد الأهداف، الفئات المستهدفة، الموارد، والبرنامج الزمني. من فوائدها:

• التخطيط السليم والتنظيم المهني للنشاط.
• التنبؤ بالمخاطر وإعداد حلول احتياطية.
• توثيق التفاصيل اللازمة للتقييم بعد النشاط.
• وضوح الأدوار والمسؤوليات بين الفرق والمنشطين.

II. أهداف إعداد التقرير القبلي

1. توضيح أهداف النشاط (تعليمية، ثقافية، توعوية...).
2. تحديد الفئات المستهدفة بدقة (أعمار، مستوى تعليمي، إلخ).
3. تقدير الموارد اللوجيستية والمادية والإنسانية المطلوبة.
4. وضع برنامج زمني مفصّل للفقرات ومسؤوليات كل فقرة.
5. تعزيز التنسيق بين الفرق والمشاركين.
6. تقييم المخاطر قبل وقوعها ووضع بدائل مناسبة.

III. المكونات الأساسية للتقرير القبلي

يجب أن يحتوي التقرير على الأقسام التالية:

• العنوان ومعلومات الجهة المنظمة: اسم النشاط، التاريخ، المكان، والجهة المسؤولة.
• مقدمة عامة: سياق النشاط وأسبابه وأهميته.
• الأهداف التفصيلية: ما الذي تريد تحقيقه تحديدًا.
• الفئة المستهدفة: الخصائص الديموغرافية والسلوكية للمستفيدين.
• برنامج النشاط: جدول زمني مفصّل بكل فقرة، مدة كل منها، والمسؤول.
• الموارد اللوجيستية والبشرية: المكان، المعدات، المواد، وعدد المتطوعين وأدوارهم.
• الميزانية: تقدير تكلفة كل بند وخطة التغطية (داعمون، مساهمات محلية...).
• آلية التقييم: مؤشرات قياس النجاح (استبيانات، مقاييس حضور، مؤشرات نوعية).
• مرفقات: نماذج استبيانات، رسائل الدعم، خرائط المكان، عقود متعاقدين إن وُجدت.

IV. خطوات عملية لإعداد التقرير القبلي

1. جمع المعلومات الأولية: نوع النشاط، المكان، التاريخ، والمدة.
2. تحديد الأهداف: اجعلها قابلة للقياس ومرتبطة بنتائج واضحة.
3. وضع جدول تفصيلي للفقرات: زمن، محتوى، مسؤول، والموارد اللازمة لكل فقرة.
4. تحديد الموارد: لوجستية وبشرية ومادية وتجهيزات تقنية.
5. تقدير الميزانية: تفصيل البنود وتحديد مصدر التمويل.
6. وضع خطة للتقييم: أدوات جمع البيانات قبل وبعد وأثناء النشاط.
7. صياغة وكتابة التقرير: لغة رسمية واضحة، فقرات مرتبة ومرفقات منظمة.

V. نصائح لجعل التقرير القبلي مثاليًا

• الوضوح والدقة: اكتب أرقامًا وبيانات قابلة للتحقق.
• التسلسل المنطقي: رتب الأفكار من العام إلى الخاص.
• التفصيل المعتدل: أعطِ التفاصيل الضرورية دون إسهاب يشتت القارئ.
• استخدام جداول ورسوم توضيحية: لتبسيط البرامج والميزانيات.
• مراجعة نهائية: تحقق من الأرقام والأسماء والتواريخ قبل التداول.
• نصيحة عملية: احتفظ بنسخ قابلة للتعديل (Word) ونسخ جاهزة للطباعة (PDF) لتسهيل التشارك مع الشركاء.

VI. أخطاء شائعة يجب تجنّبها

• عدم تحديد أهداف قابلة للقياس.
• تقدير غير واقعي للوقت أو الميزانية.
• إهمال تحديد الفئات المستهدفة بدقة.
• الكتابة بأسلوب غامض أو فوضوي.
• غياب خطة تقييم ومتابعة بعد النشاط.

VII. نموذج تطبيقي مبسّط لتقرير قبلي

فيما يلي قالب يمكنك نسخه وتعديله ليناسب نشاطك:

معلومات عامة
- اسم النشاط: ................................................................
- الجهة المنظمة: .............................................................
- التاريخ: ......................   - المكان: ..................................

1. المقدمة
- نبذة عن النشاط وأسبابه.

2. الأهداف
- هدف عام:
- أهداف تفصيلية:
  1) ...................................
  2) ...................................

3. الفئات المستهدفة
- العمر: ..........   - الجنس: ..........   - عدد المتوقع حضورهم: ............

4. برنامج النشاط (مثال)
- 09:00 - 09:30 | استقبال وترتيبات | المسؤول: ...........
- 09:30 - 10:00 | افتتاح وكلمة الترحيب | المسؤول: ...........
- 10:00 - 11:00 | ورشة رقم 1: عنوان الورشة | المسؤول: ...........
- 11:15 - 12:00 | فقرة فنية | المسؤول: ...........
- 12:00 - 12:15 | تقييم ميداني وجمع استبيان | المسؤول: ...........

5. الموارد اللوجيستية والبشرية
- المكان: تجهيزات صوت/إضاءة/كراسي/طاولات.
- المعدات: ميكروفون، جهاز عرض، أوراق، أدوات ورش.
- الفريق: عدد المتطوعين ووظائفهم.

6. الميزانية (مبسط)
- استئجار القاعة: .......... د.م
- تجهيزات صوت: .......... د.م
- مواد ووجبات: .......... د.م
- إجمالي: .......... د.م

7. آلية التقييم
- استبيان للمشاركين (قبل/بعد) - ملاحظة من المشرفين - تقرير ختامي.

مرفقات:
- نموذج استبيان، خريطة الوصول، اتفاقية الشركاء.
        

للمزيد من التفاصيل حول إعداد التقارير المالية والإدارية للجمعيات يمكنك الرجوع إلى الدليل التالي: دليل التقارير المالية والإدارية (Afsay)